Política de privacidadPrivacy policy

1. Responsable del tratamiento

Praga AG Brand S.L. (Praga Inversiones), CIF B55411359, Velázquez 27, 1-Derecha, 28001 Madrid. Correo electrónico: madrid@habitacionenmadrid.com.

2. Datos que tratamos

Los datos que nos facilitas a través del formulario: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono (opcional), perfil (estudiante, trabajador u otro), fecha de entrada y duración prevista, la habitación de interés y el contenido de tu mensaje. Son obligatorios el nombre, el correo electrónico y la aceptación de esta política; el resto de los campos son opcionales. Si no nos facilitas los datos obligatorios, no podremos atender tu solicitud.

Además, para proteger el formulario frente a envíos automatizados, se tratan datos técnicos de tu conexión: un identificador cifrado de tu dirección IP (para limitar envíos abusivos) y, en la verificación antispam Cloudflare Turnstile, tu dirección IP, los datos de tu navegador y datos técnicos de la conexión.

Formulario de incidencias (inquilinos). Si eres inquilino y reportas un desperfecto o una avería, tratamos además: nombre y apellidos, tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), WhatsApp, correo electrónico, ciudad, dirección de la vivienda y número de habitación, la clasificación y la prioridad de la incidencia, tu descripción y, si las adjuntas, las fotografías del desperfecto. Todos estos datos son obligatorios salvo las fotografías. El número de documento se utiliza únicamente para identificarte como inquilino y localizar tu estancia. Te rogamos que en las fotografías no aparezcan personas ni documentos personales.

Firma electrónica de contratos y documentos. Si formalizas con nosotros un contrato o documento mediante firma electrónica (por ejemplo, el contrato de arrendamiento de tu habitación o la aceptación de esta política), tratamos: nombre y apellidos, el número de documento de identidad que figure en el documento, correo electrónico y teléfono móvil (al que se envía el código de verificación), el contenido del documento, tu firma trazada en pantalla (solo la imagen del trazo, que se usa como prueba de la firma y nunca para identificarte por medios biométricos), el código de un solo uso, la fecha y hora, la dirección IP y los datos del dispositivo y del navegador, y las evidencias del proceso de firma que genera el proveedor.

Verificación de identidad (inquilinos). Antes de firmar el contrato de arrendamiento de habitación verificamos tu identidad: tratamos los datos y las imágenes de tu documento de identidad y, si eliges la verificación online, una selfie con prueba de vida y su comparación con la foto del documento (datos biométricos), con tu consentimiento explícito. También puedes verificarte de forma presencial, sin coste. Toda la información de este tratamiento está en la página Verificación de identidad: protección de datos.

Salvo en la verificación de identidad, con tu consentimiento explícito, no te pedimos categorías especiales de datos (por ejemplo, de salud); te rogamos que no las incluyas en tu mensaje.

Estadísticas de uso de la web. Para saber qué contenidos interesan y mejorar la web, registramos de forma anónima las páginas que se visitan, los botones y enlaces que se pulsan (y su posición aproximada en la página), hasta dónde se desplaza la página, el tiempo que permanece abierta, el idioma, el tipo de dispositivo (móvil, tablet u ordenador), el país desde el que se visita (deducido por Cloudflare), la web de procedencia y, si el enlace los incluye, los parámetros de campaña (utm). No utilizamos cookies ni guardamos ningún identificador en tu dispositivo, no registramos tu dirección IP y no es posible saber quién ha visitado la web ni relacionar unas visitas con otras. Además, Cloudflare Web Analytics mide las visitas de forma agregada y sin cookies.

3. Finalidades y bases jurídicas

• Atender tu solicitud: Atender tu solicitud de información, gestionar visitas y, en su caso, realizar las gestiones previas a la formalización de un contrato de arrendamiento. Incluye el envío de un acuse de recibo automático a tu correo y un aviso interno a nuestro equipo. Base jurídica: tu consentimiento al enviar el formulario y la aplicación, a petición tuya, de medidas precontractuales (art. 6.1.a y 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos, RGPD).
• Gestionar las incidencias reportadas por inquilinos: registrar el reporte en tu ficha y en la de tu estancia, programar su revisión, avisar a nuestro equipo con las fotografías que adjuntes, enviarte un acuse automático y coordinar la reparación. Base jurídica: la ejecución del contrato de arrendamiento y de los servicios asociados (art. 6.1.b RGPD) y, para las fotografías, tu consentimiento al adjuntarlas (art. 6.1.a RGPD).
• Firma electrónica de contratos y documentos: enviarte el documento, verificar tu identidad con un código de un solo uso por SMS o por correo electrónico, recoger tu firma, guardar el documento firmado y las evidencias de la firma y enviarte una copia. Base jurídica: la ejecución del contrato o la aplicación, a petición tuya, de medidas precontractuales (art. 6.1.b RGPD) y, para conservar el documento y las evidencias que acreditan la firma, el cumplimiento de obligaciones legales de conservación (art. 6.1.c RGPD) y nuestro interés legítimo en poder acreditar el contrato (art. 6.1.f RGPD).
• Verificación de identidad de inquilinos: comprobar tu identidad y la autenticidad de tu documento antes de firmar el contrato de arrendamiento y prevenir la suplantación de identidad. Base jurídica: medidas precontractuales a petición tuya (art. 6.1.b RGPD) para el documento y tu consentimiento explícito para los datos biométricos (arts. 6.1.a y 9.2.a RGPD). Más información en Verificación de identidad: protección de datos.
• Seguridad del formulario: detectar y bloquear envíos automatizados o abusivos. Base jurídica: nuestro interés legítimo en proteger la web y nuestros sistemas (art. 6.1.f RGPD), reconocido para la seguridad de las redes y de la información en el considerando 49 del RGPD. Puedes oponerte a este tratamiento escribiendo a madrid@habitacionenmadrid.com, aunque sin la verificación no podremos procesar el envío del formulario.
• Estadísticas de uso de la web: conocer de forma agregada y anónima cómo se usa la web para mejorarla. Base jurídica: nuestro interés legítimo en conocer el uso de nuestra web y mejorarla (art. 6.1.f RGPD). No se instalan cookies ni se guarda ningún identificador en tu dispositivo, por lo que no se pide consentimiento; si lo prefieres, puedes evitar esta medición bloqueando JavaScript en tu navegador.

No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti ni se elaboran perfiles. La verificación antispam es un control técnico automático que solo decide si el envío del formulario se admite. En la verificación de identidad, el resultado se obtiene de forma automatizada, pero ninguna solicitud se rechaza sin la revisión de una persona de Praga.

4. Conservación

Conservaremos tus datos durante el tiempo necesario para atender tu solicitud y, posteriormente, durante los plazos legales aplicables. Si no llega a formalizarse un contrato, los datos se suprimirán en un plazo máximo de 3 años. Las copias de las solicitudes enviadas a través de Web3Forms se conservan en ese servicio durante el mismo plazo máximo de 3 años. El identificador cifrado de la IP se utiliza solo para el control de envíos de la última hora. Los reportes de incidencias se conservan mientras dure el arrendamiento y, después, durante los plazos legales de prescripción de posibles responsabilidades; las fotografías se conservan en el correo del equipo durante ese mismo periodo.

Los contratos y documentos firmados electrónicamente y sus evidencias se conservan mientras dure la relación y, después, durante seis años (art. 30 del Código de Comercio), con los datos bloqueados. Los proveedores de firma electrónica conservan los datos solo durante el tiempo necesario para prestar el servicio y durante los plazos que les impone la ley. En particular, Lleida.net custodia las evidencias de cada firma durante cinco años como tercero de confianza y, si se pide su supresión, puede conservarlas bloqueadas durante los plazos legales, solo para atender posibles responsabilidades.

Las estadísticas de uso de la web se conservan con detalle durante 12 meses; después solo se guardan totales mensuales.

5. Destinatarios y encargados del tratamiento

No cedemos tus datos a terceros salvo obligación legal. Para prestar el servicio utilizamos estos proveedores, que actúan como encargados del tratamiento:

• Cloudflare, Inc. (Estados Unidos): alojamiento de la web, sistema de gestión de clientes (CRM) donde se registran las solicitudes, con la base de datos ubicada en la Unión Europea, y verificación antispam Turnstile. Para mejorar sus sistemas de detección de bots, Cloudflare trata los datos técnicos de Turnstile como responsable independiente, según su política de privacidad de Turnstile. También presta el servicio de estadísticas de uso de la web (nuestro contador anónimo de visitas y clics, que funciona en el CRM, y Cloudflare Web Analytics), sin cookies.
• Microsoft (Microsoft 365): correo electrónico. El acuse de recibo y los avisos automáticos, incluidos los de incidencias con sus fotografías adjuntas, se envían desde el buzón madrid@habitacionenmadrid.com, de nuestra empresa, a los buzones de nuestro equipo.
• Web3Creative (Web3Forms), India: envío de una copia de cada solicitud al correo madrid@habitacionenmadrid.com. Sus condiciones de privacidad están en web3forms.com/privacy.
• Lleidanetworks Serveis Telemàtics, S.A. (Lleida.net, España): servicio de firma electrónica Click & Sign, que utilizamos para los contratos de arrendamiento, los contratos con inversores y la documentación de crédito, incluido el envío por SMS del código de verificación. Trata los datos en sus propios centros de datos de Lleida y Valencia (España), sin otros proveedores con acceso a los documentos, y cuenta con certificación ISO/IEC 27001 y del Esquema Nacional de Seguridad en categoría alta. Su empresa del grupo Lleidanet PKI, S.L.U. aporta los certificados y sellos electrónicos de las evidencias, sin acceder al contenido de los documentos.
• Firma.dev (1600 Holdings LLC): servicio de firma electrónica que utilizamos para documentos menores, como la aceptación de esta política, con verificación por correo electrónico. Los datos se alojan en la Unión Europea.
• Didit Identity Spain, S.L. (España): verificación de identidad online de inquilinos (documento, selfie con prueba de vida y cotejo facial). Detalles en Verificación de identidad: protección de datos.

6. Transferencias internacionales

El uso de Cloudflare y Microsoft puede implicar transferencias de datos a Estados Unidos. Ambas empresas están adheridas al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., reconocido por la Comisión Europea mediante una decisión de adecuación (art. 45 RGPD), y aplican además cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46.2.c RGPD). Para Web3Forms (India), la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46.2.c RGPD), incorporadas en su contrato de encargo.

Lleida.net es una empresa española y trata los datos en España, por lo que no hay transferencia internacional. Firma.dev aloja los datos en la Unión Europea; si su prestador o alguno de sus subencargados accede a ellos desde fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46.2.c RGPD).

7. Tus derechos

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior, escribiendo a madrid@habitacionenmadrid.com o a la dirección postal indicada. Si consideras que no hemos atendido correctamente tus derechos, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

This is an English translation for information purposes. In the event of any discrepancy, the Spanish version prevails.

1. Data controller

Praga AG Brand S.L. (Praga Inversiones), tax ID B55411359, Velázquez 27, 1-Derecha, 28001 Madrid, Spain. Email: madrid@habitacionenmadrid.com.

2. Data we process

The data you provide in the form: full name, email, phone (optional), profile (student, worker or other), move-in date and planned length of stay, room of interest and your message. Your name, email and acceptance of this policy are required; all other fields are optional. If you do not provide the required data, we will not be able to handle your request.

In addition, to protect the form against automated submissions, technical data about your connection is processed: an encrypted identifier of your IP address (to limit abusive submissions) and, in the Cloudflare Turnstile anti-spam check, your IP address, browser data and technical connection data.

Maintenance report form (tenants). If you are a tenant and report damage or a fault, we also process: first name and surname, type and number of your identity document (DNI, NIE or passport), WhatsApp, email, city, address of the property and room number, the category and priority of the issue, your description and, if you attach them, photographs of the damage. All of these are required except the photographs. The document number is used only to identify you as a tenant and locate your stay. Please make sure the photographs do not show people or personal documents.

Electronic signature of contracts and documents. If you sign a contract or document with us electronically (for example, the rental agreement for your room or the acceptance of this policy), we process: your full name, the ID document number shown in the document, your email and mobile phone number (to which the verification code is sent), the content of the document, your on-screen handwritten signature (only the image of the stroke, used as evidence of the signature and never to identify you by biometric means), the one-time code, the date and time, your IP address and device and browser data, and the evidence of the signing process generated by the provider.

Identity verification (tenants). Before you sign the room rental agreement we verify your identity: we process the data and images of your identity document and, if you choose online verification, a selfie with liveness detection and its comparison with the photo on your document (biometric data), with your explicit consent. You can also be verified in person, at no cost. Full details of this processing are on the page Identity verification: data protection.

Except for identity verification, with your explicit consent, we do not ask for special categories of data (for example, health data); please do not include them in your message.

Website usage statistics. To find out which content is of interest and to improve the website, we anonymously record the pages visited, the buttons and links clicked (and their approximate position on the page), how far the page is scrolled, how long it stays open, the language, the type of device (mobile, tablet or computer), the country of the visit (inferred by Cloudflare), the referring website and, if the link includes them, the campaign parameters (utm). We do not use cookies or store any identifier on your device, we do not record your IP address, and it is not possible to know who visited the website or to link one visit to another. In addition, Cloudflare Web Analytics measures visits in aggregate form and without cookies.

3. Purposes and legal bases

• Handling your request: To respond to your request, arrange viewings and, where applicable, handle the steps prior to signing a rental agreement. This includes sending an automatic acknowledgement to your email and an internal notice to our team. Legal basis: your consent when submitting the form and pre-contractual measures taken at your request (GDPR art. 6(1)(a) and 6(1)(b)).
• Handling maintenance reports from tenants: recording the report in your file and in your stay, scheduling its review, alerting our team with any photographs you attach, sending you an automatic acknowledgement and arranging the repair. Legal basis: performance of the tenancy agreement and related services (Art. 6(1)(b) GDPR) and, for the photographs, your consent when you attach them (Art. 6(1)(a) GDPR).
• Electronic signature of contracts and documents: sending you the document, verifying your identity with a one-time code by text message or email, collecting your signature, storing the signed document and the signature evidence and sending you a copy. Legal basis: performance of the contract or pre-contractual measures taken at your request (GDPR art. 6(1)(b)) and, to keep the document and the evidence of the signature, compliance with legal retention obligations (GDPR art. 6(1)(c)) and our legitimate interest in being able to prove the contract (GDPR art. 6(1)(f)).
• Tenant identity verification: checking your identity and the authenticity of your document before you sign the rental agreement and preventing identity fraud. Legal basis: pre-contractual measures taken at your request (GDPR art. 6(1)(b)) for the document and your explicit consent for biometric data (GDPR arts. 6(1)(a) and 9(2)(a)). More information at Identity verification: data protection.
• Form security: detecting and blocking automated or abusive submissions. Legal basis: our legitimate interest in protecting the website and our systems (GDPR art. 6(1)(f)), recognised for network and information security in GDPR recital 49. You may object by writing to madrid@habitacionenmadrid.com, although without the check we cannot process the form submission.
• Website usage statistics: understanding, in aggregate and anonymous form, how the website is used in order to improve it. Legal basis: our legitimate interest in understanding the use of our website and improving it (Art. 6(1)(f) GDPR). No cookies are set and no identifier is stored on your device, so consent is not requested; if you prefer, you can avoid this measurement by blocking JavaScript in your browser.

No decisions with legal effects on you are made by automated means and no profiling takes place. The anti-spam check is an automatic technical control that only decides whether the form submission is accepted. In identity verification, the result is produced automatically, but no application is rejected without review by a member of Praga’s staff.

4. Retention

We keep your data for as long as needed to handle your request and then for the applicable legal periods. If no contract is signed, your data will be deleted within a maximum of 3 years. Copies of requests sent through Web3Forms are kept by that service for the same maximum period of 3 years. The encrypted IP identifier is only used to check submissions within the last hour.

Electronically signed contracts and documents and their evidence are kept for as long as the relationship lasts and, thereafter, for six years (Article 30 of the Spanish Commercial Code), with the data blocked. The electronic signature providers keep the data only for as long as needed to provide the service and for the periods required of them by law. In particular, Lleida.net keeps the evidence of each signature for five years as a trusted third party and, if erasure is requested, may keep it blocked for the legal periods, solely to deal with possible liabilities.

Website usage statistics are kept in detail for 12 months; after that, only monthly totals are kept.

5. Recipients and processors

We do not share your data with third parties unless required by law. We use the following providers, acting as data processors:

• Cloudflare, Inc. (United States): website hosting, the customer management system (CRM) where requests are recorded, with its database located in the European Union, and the Turnstile anti-spam check. To improve its bot detection, Cloudflare processes Turnstile technical data as an independent controller, under its Turnstile privacy policy. It also provides the website usage statistics service (our anonymous visit and click counter, which runs on the CRM, and Cloudflare Web Analytics), without cookies.
• Microsoft (Microsoft 365): email. The acknowledgement and automatic notices are sent from our company mailbox madrid@habitacionenmadrid.com. Maintenance alerts, including any attached photographs, are also sent from that mailbox to our team.
• Web3Creative (Web3Forms), India: sends a copy of each request to madrid@habitacionenmadrid.com. Its privacy terms are available at web3forms.com/privacy.
• Lleidanetworks Serveis Telemàtics, S.A. (Lleida.net, Spain): Click & Sign electronic signature service, which we use for rental agreements, investor contracts and mortgage documentation, including sending the verification code by text message. It processes the data in its own data centres in Lleida and Valencia (Spain), with no other providers accessing the documents, and holds ISO/IEC 27001 and Spanish National Security Framework (ENS, high category) certifications. Its group company Lleidanet PKI, S.L.U. provides the electronic certificates and seals for the evidence, without access to the content of the documents.
• Firma.dev (1600 Holdings LLC): electronic signature service we use for minor documents, such as the acceptance of this policy, with email verification. The data is hosted in the European Union.
• Didit Identity Spain, S.L. (Spain): online identity verification of tenants (document, selfie with liveness detection and face match). Details at Identity verification: data protection.

6. International transfers

Using Cloudflare and Microsoft may involve data transfers to the United States. Both companies participate in the EU-U.S. Data Privacy Framework, recognised by the European Commission through an adequacy decision (GDPR art. 45), and also apply standard contractual clauses approved by the European Commission (GDPR art. 46(2)(c)). For Web3Forms (India), the transfer is covered by the standard contractual clauses approved by the European Commission (GDPR art. 46(2)(c)), included in its data processing agreement.

Lleida.net is a Spanish company and processes the data in Spain, so there is no international transfer. Firma.dev hosts the data in the European Union; if its provider or any of its sub-processors accesses the data from outside the European Economic Area, the transfer is covered by the standard contractual clauses approved by the European Commission (GDPR art. 46(2)(c)).

7. Your rights

You may exercise your rights of access, rectification, erasure, objection, restriction and portability, and withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of prior processing, by writing to madrid@habitacionenmadrid.com or to our postal address. You may also lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (www.aepd.es).